Template voor crypto-accountingbeleid: de beslissingen die uw beleid moet vastleggen

Het crypto-accountingbeleid is het document waar een auditor als eerste om vraagt, en het document dat de meeste organisaties niet hebben. Dit template behandelt elke beslissing die een beleid moet vastleggen, geschreven als in te vullen standpunten in plaats van aanbevelingen, zodat uw financiële team een standpunt kan aannemen, het kan documenteren en het elke periode op dezelfde manier kan toepassen.

Algemene informatie, geen juridisch, boekhoudkundig of fiscaal advies. Bevestig de reikwijdte, waarderingsgrondslag en presentatie aan de hand van de toepasselijke standaarden en met een gekwalificeerde adviseur.

Waar dit document voor is

Een crypto-accountingbeleid is een kort, ondertekend document waarin staat hoe de organisatie digitale activa verantwoordt: wat binnen de reikwijdte valt, onder welk rapportageraamwerk, op welke waarderingsgrondslag, met welke kostprijsmethode, geprijsd vanaf welke bron en tegen welke afsluitdatum, en hoe kosten, inkomsten en interne overdrachten worden behandeld. Het is geen technisch document over de standaarden. Het is het interne regelsboek dat een opsteller volgt en waaraan een beoordelaar toetst.

De waarde van het beleid ligt in consistentie en documentatie, niet in originaliteit. Twee organisaties kunnen verschillende verdedigbare standpunten innemen over dezelfde vraag en beide een controleerbare administratie produceren. Wat geen van beide kan doen, is de vraag elk kwartaal opnieuw beantwoorden. Het veranderen van een methode tussen periodes is een wijziging in de waarderingsgrondslag met eigen gevolgen voor toelichting en vergelijkbaarheid, en het is een klassieke bevinding bij een controle wanneer dit per ongeluk gebeurt omdat niemand het oorspronkelijke standpunt heeft vastgelegd.

Als het beleid niet is vastgelegd, gedateerd en goedgekeurd, heeft de organisatie geen beleid. Het heeft een gewoonte.

De beleidsbeslissingen, één voor één

1. Reikwijdte: welke activa het beleid dekt

Geef aan op welke bezittingen het beleid van toepassing is en welke het bewust uitsluit. Typische afbakeningslijnen scheiden fungibele tokens op openbare netwerken, stablecoins, tokens die als voorraad of voor handel worden aangehouden, non-fungibele tokens, gestakete of vergrendelde posities, en activa die namens derden worden aangehouden. Alles wat wordt aangehouden maar niet in het beleid wordt genoemd, is een leemte die de auditor zal vinden.

2. Rapportageraamwerk

Noem het raamwerk waarbinnen de jaarrekening wordt opgesteld: IFRS of US GAAP, en eventuele lokale aanvullingen. Deze keuze ligt ten grondslag aan bijna al het andere in het beleid, omdat de waarderingsgrondslag hiervan afhangt. Zie IFRS-cryptoverslaglegging en US GAAP-cryptoverslaglegging voor de twee standpunten, en de IFRS vs US GAAP-gids voor de vergelijking.

3. Waarderingsgrondslag

Leg de waarderingsgrondslag vast die uit het raamwerk voortvloeit. Onder IFRS wordt crypto doorgaans verantwoord onder IAS 38 als immaterieel actief, tegen kostprijs minus bijzondere waardeverminderingen, met herwaardering alleen in beperkte omstandigheden. Onder US GAAP vereist FASB ASU 2023-08 dat crypto-activa binnen de reikwijdte worden gewaardeerd tegen reële waarde, met waardeveranderingen in de nettowinst. Geef de grondslag aan, de activa waarop deze van toepassing is, en toets de reikwijdte aan de standaarden zelf.

4. Kostprijsmethode en consistentie

Noem de kostprijsmethode voor vervreemding die de organisatie toepast, of deze per wallet of organisatiebreed wordt toegepast, en leg schriftelijk vast dat deze consistent wordt toegepast bij alle vervreemdingen en in alle periodes. Voeg de escalatieroute toe voor eventuele voorgestelde wijzigingen: wie keurt deze goed, hoe wordt deze toegelicht en hoe wordt met vergelijkende cijfers omgegaan. CryptaCount ondersteunt 12 kostprijsmethoden voor vervreemding; zie kostprijsmethoden.

5. Bron van reële waarde en tijdsconventie

Dit is de clausule die het vaakst ontbreekt. Geef aan welke prijsbron wordt gebruikt (een genoemde beurs, een index of een hiërarchie van terugvalopties), welke afsluiting van toepassing is (bijvoorbeeld een vast tijdstip in een genoemde tijdzone aan het einde van elke periode), wat er gebeurt als de primaire bron geen prijs heeft voor een actief, en hoe illiquide of dun verhandelde tokens worden behandeld. Een waardering die niemand kan reproduceren, is een waardering die niemand kan controleren.

6. Kosten voor verwerving en vervreemding

Geef aan of kosten voor de verwerving van een actief worden geactiveerd in de kostprijs en of kosten voor vervreemding de netto-opbrengst verminderen, en noem de gebruikte rekeningen. Kosten zijn individueel klein, maar materieel in totaliteit over een periode met hoge volumes, en inconsistente behandeling komt direct tot uiting in gerealiseerde winsten.

7. Netwerk- en gaskosten

Bepaal het standpunt over netwerkkosten: wanneer worden ze geactiveerd in de kostprijs van een verworven actief, wanneer worden ze ten laste van het resultaat gebracht, en hoe worden kosten voor interne overdrachten behandeld. Merk expliciet op dat, omdat gas meestal in de eigen token wordt betaald, het vereffenen van een kostenpost zelf een kleine vervreemding van die token kan zijn die moet worden gewaardeerd en verwerkt.

8. Inkomsten in crypto

Behandel staking-beloningen, opbrengsten uit mining, airdrops en tokens die als betaling voor goederen, diensten of salaris worden ontvangen. Geef het meetmoment aan (waarde op moment van ontvangst), de inkomstenrekening die wordt gecrediteerd, en de regel dat de ontvangstwaarde de kostprijs van het actief wordt, zodat dezelfde waarde niet twee keer wordt erkend bij een latere vervreemding.

9. Overboekingen tussen eigen wallets

Stel duidelijk dat een overboeking tussen wallets of rekeningen onder controle van de organisatie geen vervreemding is. De boekwaarde gaat met het actief mee en er ontstaat geen winst of verlies. Leg vast hoe eigen-wallet-bewegingen worden geïdentificeerd en aangetoond, want dit is waar crypto-administraties het vaakst fout gaan: als een interne overboeking als een verkoop wordt geboekt, wordt er een gerealiseerde winst gecreëerd die nooit heeft plaatsgevonden.

10. Bewaring en wallet-inventaris

Onderhoud een register van elk wallet-adres, elke exchange-rekening en elke bewaarder binnen de reikwijdte, met de entiteit die de controle heeft, het doel, de ondertekenaars of sleutelhouders, en het bewijs van controle. Geef aan wie eigenaar is van het register, hoe een nieuwe wallet wordt toegevoegd en hoe een buiten gebruik gestelde wallet wordt afgesloten. De volledigheid van de administratie kan niet worden gewaarborgd zonder de volledigheid van deze lijst.

11. Evaluatieritme en goedkeuring

Stel een evaluatieritme in (minimaal jaarlijks en bij elke materiële wijziging in bezittingen, platforms of standaarden), noem de eigenaar en vereis dat het beleid wordt ondertekend en gedateerd. Bewaar vervallen versies: de auditor wil weten welke versie van kracht was in de gecontroleerde periode.

Beslissingstabel voor het beleid

Kopieer deze tabel naar uw beleidsdocument en vul de rechterkolom in. De middelste kolom geeft aan waar de beslissing over gaat; het bevat geen aanbeveling van ons.

Het beleid operationeel maken

Een beleid houdt alleen stand als het systeem dat de cijfers produceert het ook afdwingt. CryptaCount is het crypto-subgrootboek dat één kostprijsmethode deterministisch toepast op elke vervreemding, de kostprijs meeneemt bij interne overboekingen, kosten in de juiste kant van elke berekening verwerkt en samengevatte periodeposten naar het grootboek boekt, met de transactiedetails eronder bewaard. Dat is wat een opgeschreven standpunt omzet in een reproduceerbare administratie.

Combineer dit template met de checklist voor crypto-auditgereedheid en het spiekbriefje voor journaalposten vóór uw volgende afsluiting.