Podręcznik HMRC dotyczący nadzoru nad przestępczością gospodarczą: Co firmy muszą wiedzieć

HMRC opublikowało swój Poradnik nadzoru nad przestępczością gospodarczą – szczegółowy wewnętrzny podręcznik określający, w jaki sposób organ ten pełni swoją rolę nadzorczą w ramach brytyjskich przepisów przeciwko praniu pieniędzy. Dla firm księgowych, audytorów i dyrektorów finansowych, których klienci działają w regulowanych sektorach, niniejszy poradnik jest jak dotąd najjaśniejszym publicznym sygnałem tego, czego HMRC oczekuje, gdy zapuka do drzwi.

Czym jest poradnik i dlaczego został opublikowany

HMRC pełni rolę jednego z głównych brytyjskich nadzorców AML, nadzorując szeroki zakres przedsiębiorstw objętych przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu i przekazom środków pieniężnych (informacje o płatniku). Poradnik konsoliduje podejście nadzorcze HMRC w jednym, publicznie dostępnym dokumencie referencyjnym, obejmującym wszystko – od sposobu przeprowadzania ocen ryzyka po standardy, które firmy muszą spełniać, aby zachować zgodność.

Opublikowanie tych materiałów jako wewnętrznego podręcznika na GOV.UK oznacza, że nadzorowane firmy, a także doradcy, którzy im służą, mogą teraz zapoznać się z tymi samymi wytycznymi, z których korzystają zespoły nadzorcze HMRC. Ta przejrzystość działa w obie strony: nie ma już wymówki w postaci nieznajomości standardu.

Kto podlega nadzorowi AML HMRC

HMRC nadzoruje szeroki zakres typów przedsiębiorstw, w tym podmioty świadczące usługi pieniężne, dealerów towarów wysokiej wartości, dostawców usług księgowych, agentów nieruchomości, agentów wynajmu oraz niektóre podmioty świadczące usługi powiernicze lub korporacyjne. Dostawcy usług wymiany aktywów kryptograficznych i dostawcy portfeli depozytowych zarejestrowani w FCA podlegają nadzorowi FCA w zakresie AML, ale wiele firm z szerszego ekosystemu doradztwa kryptograficznego, w szczególności dostawcy usług księgowych, nadal pozostaje w gestii HMRC.

Dla firm księgowych doradzających klientom kryptograficznym to rozróżnienie ma znaczenie. Jeśli Twoja praktyka kwalifikuje się jako dostawca usług księgowych na mocy przepisów, HMRC jest Twoim nadzorcą, a niniejszy poradnik opisuje dokładnie, jak ten nadzór działa w praktyce.

Kluczowe zasady nadzoru w poradniku

Poradnik wyraźnie wskazuje, że nadzór HMRC jest oparty na ryzyku. Firmy ocenione jako wyższego ryzyka mogą spodziewać się bardziej intensywnego zaangażowania, w tym przeglądów biurkowych i wizyt na miejscu. Firmy niższego ryzyka mogą podlegać mniej intensywnym kontaktom, ale nie są zwolnione z kontroli, jeśli ich profil ryzyka ulegnie zmianie.

W poradniku konsekwentnie przewija się kilka tematów:

• Ocena ryzyka: Firmy muszą prowadzić i dokumentować pisemną ocenę ryzyka biznesowego, aktualizowaną przy każdej zmianie okoliczności. Inspektorzy HMRC będą oczekiwać takiego dokumentu i sprawdzą, czy rzetelnie odzwierciedla on ekspozycję firmy na ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.
• Polityki, kontrole i procedury: Same pisemne polityki nie wystarczą. HMRC oczekuje dowodów, że polityki są wdrażane, przeglądane i stosowane w codziennej działalności.
• Należyta staranność wobec klienta: Podręcznik wskazuje, że inspektorzy HMRC zwracają szczególną uwagę na to, jak firmy stosują należyta staranność wobec klienta, zwłaszcza w przypadku klientów podwyższonego ryzyka, osób pełniących eksponowane funkcje polityczne oraz transakcji o nietypowych cechach.
• Szkolenia i świadomość: Personel musi otrzymywać odpowiednie, aktualne szkolenia. Rejestry ukończonych szkoleń będą prawdopodobnie sprawdzane podczas wizyt nadzorczych.
• Zgłaszanie podejrzanych działań: Firmy muszą posiadać jasne procedury wewnętrzne identyfikacji i eskalacji podejrzeń, a podręcznik wzmacnia obowiązek składania Zawiadomień o Podejrzanych Działaniach do Krajowej Agencji Kryminalnej, jeśli jest to wymagane.

Jak wygląda wizyta nadzorcza

Podręcznik opisuje proces nadzoru wystarczająco szczegółowo, aby firmy mogły się odpowiednio przygotować. HMRC może rozpocząć od przeglądu biurowego, prosząc o dokumentację i pisemne odpowiedzi przed jakimkolwiek kontaktem w siedzibie firmy. W przypadku wizyty w siedzibie, inspektorzy zazwyczaj oceniają ład korporacyjny, badają wybrane akta klientów, testują jakość dokumentacji dotyczącej należytej staranności oraz przeprowadzają wywiady z odpowiednim personelem.

Wyniki mogą obejmować brak dalszych działań, listy doradcze lub wytyczne, a także formalne sankcje, w tym kary cywilne, a w poważnych przypadkach skierowanie do postępowania karnego. Podręcznik wyraźnie przedstawia ścieżkę eskalacji, co jest przydatne do wewnętrznego rankingu ryzyka.

Praktyczne kroki dla firm księgowych i ich klientów

Teraz, gdy podręcznik jest publicznie dostępny, firmy powinny traktować go jako listę kontrolną gotowości, a nie tylko lekturę uzupełniającą. Poniższe kroki warto potraktować priorytetowo:

1. Przejrzyj swoją ocenę ryzyka biznesowego pod kątem czynników, które HMRC uznaje za istotne, i zaktualizuj ją, jeśli nie była odświeżana ostatnio.
2. Sprawdź, czy dokumenty dotyczące polityk i procedur odpowiadają temu, co faktycznie robi personel. Nieaktualne procedury leżące w szufladzie nie przetrwają kontroli.
3. Przeprowadź audyt swoich plików dotyczących należytej staranności pod kątem kompletności, szczególnie w przypadku klientów działających w kryptowalutach, dobrach wysokiej wartości lub transakcjach transgranicznych.
4. Upewnij się, że rejestry szkoleń są aktualne, a personel odpowiedzialny za zgodność z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy rozumie swoje obowiązki wynikające z ram podręcznika.
5. Przetestuj swój wewnętrzny proces eskalacji Zawiadomień o Podejrzanych Działaniach, aby upewnić się, że działa zgodnie z dokumentacją.

To również dobry moment, aby przejrzeć swój własny status nadzorczy. Jeśli Twoja firma rozwinęła się lub zmieniła swoją ofertę usług od czasu ostatniej oceny, czy podlega nadzorowi HMRC, podręcznik stanowi przydatne źródło do potwierdzenia Twojej pozycji.

Szerszy kontekst dotyczący ewolucji wymogów sprawozdawczości AML pod nadzorem Finansinspektionen w Szwecji oraz wnioski dotyczące zgodności transgranicznej, które mają zastosowanie do firm z Wielkiej Brytanii obsługujących klientów międzynarodowych, znajdziesz w naszym artykule o zmianach okresowych wymogów sprawozdawczości AML. Obowiązki dotyczące zasady podróży omówione w naszym artykule na temat zmienionego Zalecenia 16 FATF i jego implikacji dla księgowych kryptowalut są również bezpośrednio istotne dla praktyk zajmujących się transakcjami aktywami kryptowalutowymi.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Podręcznik nadzoru nad przestępczością gospodarczą HMRC ma zastosowanie do wszystkich firm w Wielkiej Brytanii?

Nie. Dotyczy on konkretnie firm podlegających nadzorowi HMRC na mocy przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Obejmuje to firmy świadczące usługi pieniężne, dealerów wysokiej wartości, dostawców usług księgowych, agencje nieruchomości oraz niektórych dostawców usług powierniczych lub spółek. Firmy nadzorowane przez FCA lub inne wyznaczone organy nadzorcze działają w ramach odrębnych struktur nadzoru.

Czy firmy kryptowalutowe podlegają nadzorowi HMRC w zakresie AML?

Dostawcy usług wymiany aktywów kryptowalutowych i dostawcy portfeli powierniczych zarejestrowani w FCA podlegają nadzorowi FCA w zakresie AML, a nie HMRC. Jednak firmy księgowe i inni dostawcy usług profesjonalnych doradzający klientom kryptowalutowym mogą sami podlegać nadzorowi HMRC jako dostawcy usług księgowych i będą musieli odpowiednio spełniać wymogi podręcznika.

Co się stanie, jeśli HMRC stwierdzi nieprawidłowości podczas wizyty nadzorczej?

Wyniki zależą od charakteru i wagi ustaleń. Drobne braki mogą skutkować listami doradczymi lub zaleceniami poprawy. Poważniejsze nieprawidłowości mogą prowadzić do formalnych kar cywilnych. W przypadkach umyślnego nieprzestrzegania przepisów lub podejrzenia działalności przestępczej HMRC może skierować sprawę do dochodzenia karnego.

Jak często HMRC przeprowadza wizyty nadzorcze?

Podręcznik potwierdza, że HMRC stosuje podejście oparte na ryzyku w celu określenia intensywności nadzoru. Firmy wyższego ryzyka podlegają częstszym i dokładniejszym kontrolom. Firmy niższego ryzyka mogą być kontaktowane rzadziej, ale zmiana profilu ryzyka, na przykład przyjęcie nowych typów klientów lub rozszerzenie działalności o nowe usługi, może w każdej chwili wywołać przegląd.

Gdzie mogę uzyskać dostęp do pełnego podręcznika?

Podręcznik jest publikowany jako instrukcja wewnętrzna na stronie GOV.UK i jest swobodnie dostępny. Jest aktualizowany wraz z ewolucją polityki nadzorczej HMRC, dlatego zaleca się dodanie źródła do zakładek zamiast polegania na jednorazowym pobraniu.

Source: HMRC / GOV.UK