Manuale di Supervisione dei Reati Economici HMRC: Cosa Devono Sapere le Aziende

HMRC ha pubblicato il suo Manuale per la supervisione dei reati economici, un dettagliato manuale interno che spiega come l'autorità svolge il suo ruolo di supervisione nell'ambito del quadro antiriciclaggio del Regno Unito. Per studi contabili, revisori e CFO i cui clienti operano in settori regolamentati, questo manuale è il segnale pubblico più chiaro finora di ciò che l'HMRC si aspetta quando viene a bussare.

Cos'è il manuale e perché è stato pubblicato

L'HMRC agisce come uno dei principali supervisori antiriciclaggio del Regno Unito, vigilando su un'ampia gamma di attività che rientrano nel Regolamento sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo (informazioni sul pagatore). Il manuale consolida l'approccio di supervisione dell'HMRC in un unico riferimento accessibile al pubblico, coprendo tutto, da come vengono condotte le valutazioni del rischio agli standard che le aziende devono soddisfare per rimanere conformi.

Pubblicare questo materiale come manuale interno su GOV.UK significa che le aziende supervisionate, e i consulenti che le servono, possono ora leggere le stesse linee guida che i team di supervisione dell'HMRC utilizzano. Questa trasparenza funziona in entrambi i sensi: non c'è più una scusa ragionevole per non comprendere lo standard.

Chi rientra sotto la supervisione antiriciclaggio dell'HMRC

L'HMRC supervisiona una vasta gamma di tipologie di attività, tra cui servizi di trasferimento di denaro, commercianti di beni di alto valore, fornitori di servizi contabili, agenti immobiliari, agenti di locazione e alcuni fornitori di servizi fiduciari o societari. I fornitori di servizi di scambio di cripto-attività e i fornitori di portafogli di custodia registrati presso la FCA rientrano sotto la supervisione della FCA per scopi antiriciclaggio, ma molte aziende nell'ecosistema più ampio di consulenza sulle cripto-attività, in particolare i fornitori di servizi contabili, rimangono nella competenza dell'HMRC.

Per gli studi contabili che consigliano clienti crypto, questa distinzione è importante. Se la tua pratica si qualifica come fornitore di servizi contabili ai sensi dei regolamenti, l'HMRC è il tuo supervisore, e questo manuale descrive esattamente come funziona tale supervisione nella pratica.

Principi chiave di supervisione nel manuale

Il manuale chiarisce che la supervisione dell'HMRC è basata sul rischio. Le aziende valutate a rischio più elevato possono aspettarsi un impegno più intensivo, inclusi esami documentali e visite in loco. Le aziende a rischio più basso possono subire contatti più leggeri, ma non sono esenti da controlli se il loro profilo di rischio cambia.

Diversi temi ricorrono costantemente nel manuale:

• Valutazioni del rischio: Le aziende devono mantenere e documentare una valutazione del rischio scritta a livello aziendale, aggiornata ogni volta che le circostanze cambiano. Gli ispettori HMRC si aspetteranno di vederla e verificheranno se riflette realmente l'esposizione dell'azienda al rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo.
• Politiche, controlli e procedure: Le politiche scritte da sole non sono sufficienti. HMRC si aspetta prove che le politiche siano implementate, riviste e integrate nelle operazioni quotidiane.
• Due diligence del cliente: Il manuale segnala che gli ispettori HMRC prestano molta attenzione a come le aziende applicano la CDD, in particolare per i clienti a rischio più elevato, le persone politicamente esposte e le transazioni con caratteristiche insolite.
• Formazione e consapevolezza: Il personale deve ricevere una formazione adeguata e aggiornata. È probabile che i registri di completamento della formazione vengano esaminati durante le visite di vigilanza.
• Segnalazione di attività sospette: Le aziende devono disporre di chiare procedure interne per identificare e segnalare sospetti, e il manuale rafforza l'obbligo di presentare segnalazioni di attività sospette (SAR) alla National Crime Agency quando necessario.

Come si Svolge una Visita di Vigilanza

Il manuale descrive il processo di vigilanza in modo sufficientemente dettagliato da consentire alle aziende di prepararsi adeguatamente. HMRC può iniziare con una revisione documentale, richiedendo documentazione e risposte scritte prima di qualsiasi contatto sul posto. Se segue una visita in loco, gli ispettori in genere valutano le disposizioni di governance, esaminano file campione dei clienti, verificano la qualità della documentazione CDD e intervistano il personale interessato.

I risultati spaziano da nessuna ulteriore azione, a lettere di avviso o orientamenti, fino a sanzioni formali tra cui sanzioni civili e, in casi gravi, rinvio per indagine penale. Il manuale rende esplicito il percorso di escalation, utile per scopi interni di classificazione del rischio.

Passi Pratici per gli Studi Contabili e i Loro Clienti

Con il manuale ora disponibile pubblicamente, gli studi dovrebbero trattarlo come una lista di controllo per la preparazione piuttosto che come una lettura di base. I seguenti passi meritano priorità:

1. Rivedere la valutazione del rischio aziendale rispetto ai fattori che HMRC identifica come rilevanti e aggiornarla se non è stata recentemente rivista.
2. Verificare che i documenti di politiche e procedure corrispondano a ciò che il personale effettivamente fa. Procedure obsolete conservate in un cassetto non resisteranno a un esame.
3. Effettuare un audit dei file CDD per completezza, in particolare per i clienti che operano in criptovalute, beni di alto valore o transazioni transfrontaliere.
4. Confermare che i registri di formazione siano aggiornati e che il personale responsabile della conformità AML comprenda i propri obblighi nell'ambito del quadro del manuale.
5. Testare il processo interno di escalation SAR per assicurarsi che funzioni come documentato.

Questo è anche un buon momento per rivedere il proprio status di vigilanza. Se il vostro studio è cresciuto o ha modificato la propria offerta di servizi dall'ultima volta che avete valutato se rientrate sotto la vigilanza di HMRC, il manuale fornisce un utile riferimento per confermare la vostra posizione.

Per un contesto più ampio su come i requisiti di segnalazione AML si siano evoluti sotto la supervisione di Finansinspektionen in Svezia e le lezioni di conformità transfrontaliera applicabili alle imprese britanniche con clienti internazionali, consulta il nostro articolo sulle modifiche periodiche alla segnalazione AML. Gli obblighi della travel rule discussi nel nostro pezzo su la Raccomandazione 16 riveduta del FATF e le sue implicazioni per i commercialisti crypto sono anche direttamente rilevanti per gli studi che gestiscono transazioni di cripto-attività.

Domande frequenti

Il Manuale HMRC per la supervisione dei reati economici si applica a tutte le imprese britanniche?

No. Si applica specificamente alle imprese che rientrano nell'ambito di supervisione di HMRC ai sensi del Regolamento antiriciclaggio. Ciò include i servizi di trasferimento di denaro, i commercianti di beni di alto valore, i fornitori di servizi contabili, gli agenti immobiliari e alcuni fornitori di servizi fiduciari o societari. Le imprese supervisionate dalla FCA o da altri organismi di controllo designati operano secondo quadri di vigilanza separati.

Le imprese crypto sono supervisionate da HMRC per scopi AML?

I fornitori di servizi di scambio di cripto-attività e i fornitori di portafogli di custodia registrati presso la FCA rientrano nella supervisione della FCA per scopi AML, non di HMRC. Tuttavia, gli studi contabili e altri fornitori di servizi professionali che assistono clienti crypto possono essere essi stessi supervisionati da HMRC come fornitori di servizi contabili e dovrebbero conformarsi ai requisiti del manuale di conseguenza.

Cosa succede se HMRC riscontra carenze durante una visita di supervisione?

Gli esiti dipendono dalla natura e dalla gravità delle risultanze. Lacune minori possono comportare lettere di consulenza o raccomandazioni di miglioramento. Carenze più gravi possono portare a sanzioni civili formali. In caso di non conformità deliberata o di sospetta condotta criminale, HMRC può deferire la questione per un'indagine penale.

Con quale frequenza HMRC effettua visite di supervisione?

Il manuale conferma che HMRC utilizza un approccio basato sul rischio per determinare l'intensità della supervisione. Le imprese a rischio più elevato affrontano un coinvolgimento più frequente e approfondito. Le imprese a rischio più basso possono essere contattate meno spesso, ma un cambiamento nel profilo di rischio, ad esempio l'assunzione di nuovi tipi di clienti o l'espansione in nuovi servizi, può innescare una revisione in qualsiasi momento.

Dove posso accedere al manuale completo?

Il manuale è pubblicato come manuale interno su GOV.UK ed è liberamente accessibile. Viene aggiornato man mano che la politica di supervisione di HMRC si evolve, pertanto è consigliabile tenere segnalata la fonte piuttosto che affidarsi a un download una tantum.

Fonte: HMRC / GOV.UK